Datenschutz­erklärung

Hinweis zur Flexovo-App: Diese Erklärung betrifft die Website flexovo.de. Für die Datenverarbeitung in unserer mobilen App (Konto, Post, Besucher, Zutritt) gilt die gesonderte Datenschutzerklärung für die App.

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie der unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen — etwa wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren. Andere Daten werden beim Besuch der Website automatisch durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Kontaktanfragen verarbeiten wir, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und ggf. einen Vertrag anzubahnen.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen, die Verarbeitung einschränken zu lassen sowie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Einwilligungsbasierte Dienste

Diese Website ist eine statische Website ohne WordPress und ohne Datenbank. Dienste von Google (Google Analytics zur Reichweitenmessung, Google Maps für die Anfahrtskarte) werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung geladen. Ohne Einwilligung findet keine Analyse Ihres Surf-Verhaltens statt und es werden keine zugehörigen Cookies gesetzt. Einzelheiten finden Sie im Abschnitt „Plugins und Tools“.

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

IONOS

Anbieter ist die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur (nachfolgend „IONOS“). Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst IONOS verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adresse. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von IONOS: ionos.de/terms-gtc/terms-privacy.

Die Verwendung von IONOS erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website.

Auftragsverarbeitung

Wir haben mit dem oben genannten Anbieter einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Rimbach Workspaces
Simon Rimbach
Blumenweg 12
12105 Berlin
Telefon: 030-75439502
E-Mail: kontakt@flexovo.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen).

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sofern Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sofern Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben, erfolgt diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils einschlägige Rechtsgrundlage informieren wir in den folgenden Abschnitten.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind, wenn wir ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir Daten nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf der eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und am Schloss-Symbol in der Browserzeile.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies und lokale Speicherung

Standardmäßig werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies gesetzt. Analyse-Cookies (Google Analytics) kommen ausschließlich nach Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner zum Einsatz. Sie können diese Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Technisch notwendig ist ein Eintrag „flexovo_consent“ im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers, der Ihre Entscheidung über das Cookie-Banner speichert. Er verbleibt ausschließlich auf Ihrem Gerät und wird nicht an uns übertragen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG (technisch erforderlicher Zugriff).

Während der aktuellen Aufbauphase ist die Website zusätzlich durch einen Vorschau-Zugang geschützt. Nur wenn Sie diesen aktiv nutzen, wird ein technisch notwendiges Cookie („flexovo_zugang“) gesetzt, das ausschließlich der Freischaltung der Vorschau dient.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website.

Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, das Formular „Standort vorschlagen“, per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht sowie ggf. weitere von Ihnen gemachte Angaben) zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Die Formulare übermitteln die Daten verschlüsselt an unseren Server (IONOS) und von dort per E-Mail an kontakt@flexovo.de. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck für die Speicherung entfällt; zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

KI-Telefonassistentin

Anrufe unter unserer Rufnummer nimmt zunächst unsere KI-Telefonassistentin entgegen. Darauf weisen wir zu Beginn jedes Gesprächs hin. Verarbeitet werden Ihre Sprache, die daraus erzeugte Mitschrift, Ihre Rufnummer (sofern übermittelt) sowie Angaben, die Sie im Gespräch machen, etwa Name, E-Mail-Adresse und Anliegen.

Die Telefonie läuft über die sipgate GmbH (Düsseldorf, Deutschland) und einen von uns betriebenen Server bei der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Deutschland). Die Sprachverarbeitung übernimmt OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland); dabei können Daten auch in den USA verarbeitet werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln. Aufnahmen der Gespräche speichern wir nicht.

Nach dem Gespräch wird eine kurze schriftliche Zusammenfassung erstellt und zur Bearbeitung Ihres Anliegens in unserem internen Kommunikationswerkzeug Slack (Slack Technologies, LLC, USA) abgelegt. Bitten Sie im Gespräch um einen Link per E-Mail, versenden wir diese E-Mail über den Versanddienst Resend (Resend, Inc., USA).

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer verlässlichen Annahme von Anrufen). Möchten Sie nicht mit der KI-Assistentin sprechen, erreichen Sie uns jederzeit per E-Mail unter kontakt@flexovo.de.

5. Plugins und Tools

Google Fonts (lokales Hosting)

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten Schriften, die ursprünglich von Google bereitgestellt werden. Die Schriftarten sind lokal installiert und werden ausschließlich von unserem Server geladen. Eine Verbindung zu Servern von Google findet dabei nicht statt; Ihre IP-Adresse wird nicht an Google übermittelt.

Google Analytics 4

Diese Website nutzt — ausschließlich nach Ihrer Einwilligung — den Webanalysedienst Google Analytics 4. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics ermöglicht es uns, die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und unser Angebot zu verbessern. Dabei werden Cookies gesetzt und Nutzungsdaten (z. B. gekürzte IP-Adresse, aufgerufene Seiten, Zeitpunkt des Zugriffs) an Google übertragen; eine Übermittlung in die USA ist möglich.

Die IP-Anonymisierung ist aktiviert. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

Google Maps

Zur Darstellung unserer Anfahrtskarte binden wir — erst nach Ihrer Einwilligung — den Kartendienst Google Maps ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Solange Sie nicht zustimmen, wird die Karte nicht geladen; stattdessen zeigen wir einen Platzhalter mit einem separaten Lade-Button.

Erst wenn Sie die Karte aktiv laden oder im Cookie-Banner zustimmen, werden Daten — insbesondere Ihre IP-Adresse — an Google übertragen; eine Übermittlung in die USA ist möglich. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, jederzeit widerrufbar über die Cookie-Einstellungen. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Google: policies.google.com/privacy.

6. Zahlungsabwicklung

Stripe

Für die Buchung und Bezahlung unserer Geschäftsadresse nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe. Anbieter für Kundinnen und Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland.

Wenn Sie eine Buchung starten, werden Sie auf eine sicher von Stripe gehostete Checkout-Seite weitergeleitet. Die dort eingegebenen Daten — insbesondere Name, Rechnungs- und Geschäftsanschrift, ggf. USt-IdNr., E-Mail-Adresse sowie Zahlungsdaten (z. B. Kreditkarten- oder Lastschriftdaten) — verarbeitet Stripe in eigener Verantwortung bzw. in unserem Auftrag, um die Zahlung durchzuführen, die Rechnung mit USt-Ausweis zu erstellen und das Abonnement zu verwalten. Die vollständigen Kreditkarten- und Bankdaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet; wir erhalten sie nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags über die Geschäftsadresse) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten). Eine Übermittlung in die USA ist möglich; Stripe stützt diese auf die EU-Standardvertragsklauseln. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/de/privacy.