Datenschutz­erklärung – App

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die mobile Anwendung Flexovo für iOS. Für unsere Website flexovo.de gilt die dort verlinkte separate Datenschutzerklärung. Die App richtet sich ausschließlich an bestehende Mitglieder unserer Coworking-Standorte; eine Registrierung ist nur nach Einladung durch uns möglich, eine Selbstregistrierung findet nicht statt.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in der App ist:

Rimbach Workspaces
Simon Rimbach
Blumenweg 12
12105 Berlin
Telefon: 030-75439502
E-Mail: kontakt@flexovo.de

3. Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen der Nutzung der App verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontodaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie eine interne Benutzerkennung.
• Mitgliedschafts- und Vertragsdaten: Ihre Organisation/Firma, Ihre Rolle, gebuchte Leistungen und Berechtigungen.
• Postdaten: Angaben zu bei uns eingehender Geschäftspost (Absender, Empfänger, Art der Sendung, Status) sowie von Ihnen erteilte Aufträge (z. B. Scannen, Weiterleiten).
• Besucherdaten: Angaben zu Personen, die Sie als Besuch anmelden (Name, ggf. Firma und E-Mail-Adresse).
• Zugangsdaten: Ihre Zutrittsberechtigung und deren Gültigkeit. Es werden keine biometrischen Daten (Fingerabdrücke) in der App oder in unseren Systemen gespeichert – ein etwaiger Fingerabdruck verbleibt ausschließlich im Türsensor vor Ort.
• Support- und Kommunikationsdaten: Von Ihnen erstellte Meldungen, Anfragen und Nachrichten an das Standort-Team.
• Technische Daten: Ein Gerätekennzeichen (Push-Token) zur Zustellung von Mitteilungen sowie sicherheitsrelevante Protokolldaten (z. B. wer wann welche Aktion ausgeführt hat).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung des Kontos, der Zutritts-, Post-, Besucher- und Community-Funktionen sowie die Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen wie Postein- und -ausgänge sowie abrechnungsrelevanter Daten im Rahmen der gesetzlichen Fristen (u. a. § 257 HGB, § 147 AO).
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Gewährleistung von Sicherheit und Integrität (Protokoll-/Audit-Daten), Missbrauchs- und Betrugsprävention sowie der zuverlässige Betrieb der App.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Der Versand von Push-Mitteilungen erfolgt nur, wenn Sie diese in den iOS-Systemeinstellungen zugelassen haben. Sie können die Einwilligung jederzeit in den Geräteeinstellungen widerrufen.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zum Betrieb der App setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO besteht:

• Supabase (Supabase, Inc., USA): Datenbank- und Backend-Hosting. Die Speicherung erfolgt in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (EU).
• Apple (Apple Distribution International Ltd., Irland): Zustellung von Push-Mitteilungen über den Apple Push Notification service (APNs).
• Resend (Resend, Inc., USA): Versand von Einladungs- und System-E-Mails.

6. Übermittlung in Drittländer

Soweit die vorgenannten Anbieter ihren Sitz in den USA haben, erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland. Die Übermittlung ist durch geeignete Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO abgesichert, insbesondere durch die von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (SCC) bzw. – soweit einschlägig – durch eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework. Die Datenspeicherung durch Supabase erfolgt in der EU (Frankfurt).

7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Kontodaten verarbeiten wir für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft. Nach Beendigung werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit ihnen keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Geschäftliche Unterlagen (z. B. Postein-/-ausgänge, abrechnungsrelevante Daten) sowie sicherheitsrelevante Protokolldaten bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Fristen auf und schränken die Verarbeitung entsprechend ein.

8. Löschung Ihres Kontos in der App

Sie können die Löschung Ihres Kontos direkt in der App anstoßen (Bereich „Mehr" → Profil → „Konto löschen"). Dabei werden Ihre unmittelbar identifizierenden Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Gerätekennzeichen und Zutrittsberechtigungen gelöscht bzw. anonymisiert und der Zugang deaktiviert. Unterlagen, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, bleiben bis zum Ablauf der jeweiligen Frist gespeichert und werden anschließend gelöscht.

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an kontakt@flexovo.de. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, für uns die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

10. Kein Tracking, keine Werbung

Die App verwendet keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine Werbe-Identifikatoren (IDFA) und gibt keine Daten zu Werbezwecken an Dritte weiter. Es findet kein nutzerübergreifendes Tracking statt. Die Kommunikation mit unseren Systemen erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS).